كتب جاسون ماتن من مؤسسة "INC" الشهر الماضي، أنّ "طرح "5G" القادم على نطاق واسع سيغيّر الطريقة التي نعمل بها هذا العام، وما زلت أعتقد أن هذا صحيح. لكن ما لم أحسبه في ذلك الوقت هو أنّ هناك متغيراً آخر من المرجح أن يجبر الكثير منا على إجراء هذه التغييرات في وقت أقرب بكثير مما كنا نعتقد".

وذلك لأنه مع تحوّل ال​فيروس​ الحالي إلى وباء عالمي، ستواجه الشركات بعض الخيارات الصعبة. في بلدان مثل ​الصين​، حيث نشأ الفيروس، أغلقت أماكن العمل بالفعل في محاولة للحد أو إبطاء إنتقال المرض. على سبيل المثال، أغلقت شركة "آبل" معظم متاجرها في الدولة، وأعلنت بالفعل أنّ إيراداتها الفصلية ستتراجع عن تقديراتها السابقة، بسبب حد العرض الناتج عن إغلاق المصانع.

في الواقع، لم يعد السؤال "إذا"، ولكن "متى؟" ستلجأ الشركات إلى حث موظفيها للعمل في المنزل، مع إزدياد أعداد المصابين بالفيروس، وعدم وجود أي لقاح للمعالجة. ومع ذلك، هذا لا يعني أن الوقت قد حان للذعر. هذا يعني أنه حان الوقت للإستعداد لإتخاذ مثل تلك الخطوات.

بالنسبة للعديد من الشركات، فهي بدأت بإعداد ووضع هيكل لتمكين فريقها من مواصلة العمل، حتى لو وصلنا إلى نقطة لا يمكنهم فيها القدوم إلى المكتب لفترة من الوقت.

وقال ماتن: "في الواقع، الشركة التي أعمل فيها، واجهت هذا التحدي الشديد في الصيف الماضي، ولكن ليس نتيجة لأي تفشي فيروس. معظم فريقنا بعيد بالفعل، ولكن لمدة ثلاثة أسابيع في حزيران، كان جميع الموظفين البالغ عددهم 170 موظفاً يعملون عن بُعد".

فيما يلي أربعة أشياء تعلمتها شركتنا، يمكنك إستخدامها لإعداد فريقك للعمل في المنزل:

1- ​ابدأ​ التدريب الآن:

إذا كنت لا تسمح بالفعل لفريقك بالعمل عن بعد، إبدأ الآن.. سيكون من الأسهل بكثير وضع الأنظمة والعمليات التي تحتاج إلى وضعها لتسهيل طريقك إلى العمل عن بعد.

من الصعب أن تعرف بالضبط أين ستكمن المشاكل، حتى تدرك فجأة أنّ إجتماع فريقك المنتظم لن يحدث شخصياً، وعليك أن تعمل لمعرفة كيفية الجمع بين الجميع.

إبدأ التدرّب الآن من خلال السماح للأشخاص بالعمل من المنزل، كما يسمح جدولهم الزمني وعبء العمل. سيعطيك هذا نظرة واضحة للجوانب التي تحتاج إلى تعزيزها وتحسينها، قبل أن تصل إلى النقطة التي تبحث فيها عن عمل الجميع عن بُعد، لفترة أطول من الوقت.

2- تحديد الأهداف ومراقبتها:

لا شك في أنّ إجراء تغيير ينطوي على إرسال فريقك بالكامل إلى المنزل سيكون مدمراً. يمكنك تقليل هذا الإنقطاع عن طريق تحديد أهداف ثابتة حول أنواع العمل المطلوبة، للحفاظ على تقدّم العمل.

من المهم إدراك أنّ هذه الأهداف قد تكون مختلفة عمّا كانت عليه عندما كان فريقك في مكتب معاً. بدلاً من ذلك، ركّز على الأولويات التي ستمكّن فريقك من أن يكون منتجاً في أي بيئة إن كان في المنزل أو في المكتب.

3- إستخدام أدوات الإتصال الافتراضية:

تتمثل إحدى فوائد التكنولوجيا، أنها يمكن أن تساعد في الحفاظ على إتصال فريقك حتى عندما لا يكونون في نفس الموقع الفعلي. هذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالتعاون والتواصل عبر الفرق. لا تحل أدوات مثل "Zoom" و"Slack" محل التّواصل وجهاً لوجه، ولكنها يمكن أن تساعدك في تطوير هيكل للبقاء منشغلاً حتى أثناء عملك من المنزل.

ستحتاج أيضاً إلى التفكير في الأدوات أو الأجهزة المحددة التي سيحتاجها فريقك. هل ستزودهم بجهاز كمبيوتر محمول و​هاتف ذكي​، أم يتوقع منهم إحضار أجهزتهم الخاصة؟ في كلتا الحالتين، يجب أن يشمل إستعدادك التفكير في ذلك، والتّأكد من أن فريقك لديه ما يحتاجه لمواصلة العمل.

4- ثق بموظفيك:

خلاصة القول هي أنّ هيكلك يجب أن يعكس مستوى من الثقة في موظفيك.

يتطلب العمل عن بعد بطبيعته التخلي عن قدر من التحكم، حيث لا يمكنك رؤية ما يفعله الجميع طوال الوقت. بالمناسبة، هذا شيء جيد: إذا شعرت بالقلق من فكرة أن فريقك سيعمل خارج عينك الساهرة، إبدأ بالتنفس بعمق. ستكون بخير. لقد وظفت هذا الفريق لسبب ما، والآن حان الوقت لتمكينهم من النجاح.