بعض الناس يؤمنون بقوة وبأهمية التواصل التجاري، بينما يعتقد البعض الآخر أنه مضيعة للوقت. سواء كنت تنتمي إلى المجموعة السابقة أو الأخيرة، فمن المستحيل تقريباً ممارسة الأعمال التجارية في عام 2019 دون ما يسمى بـ"إجتماع القهوة".
ما يمكن أن نتفق عليه جميعاً، هو أنك إذا كنت تقضي وقتاً بالفعل في مقابلة شخص ما والتحدث عن الأعمال، فأنت تريد أن يكون هذا الإجتماع فعالاً قدر الإمكان. لنجاح أي اجتماع عمل، تقع على عاتقك مسؤولية إتخاذ هذه الخطوات الـ 3 قبل الدخول في أي إجتماع:
1- القيام بعملية بحث عن عمل الشخص:
هناك أشياء تثير الإهانة في العمل، كشخص يطلب منك القيام بشيء، لا علاقة له بما تفعله بالفعل. تخيل الذهاب إلى مكتب الطبيب والطلب منه أن يمثلك في المحكمة، أمر مثير للسخرية. ومع ذلك، يحدث كل يوم على "LinkedIn" أو في صناديق البريد الواردة في كل مكان، يقوم شخص، بوضعك على شيء ما، دون إجراء بحث حول ما تقوم به بالفعل.
في حالتي، كشخص يكتب في مواقع رائدة ومتعددة، أحصل على رواد أعمال، يروجون لعملهم، للكتابة عنها أوعن شركتهم، وعندها تكشف شركة "غوغل" في 30 ثانية أنني لم أكتب أبداً عن ذلك الفضاء أو عن هذا الموضوع.
قبل الدخول في إجتماع ، تأكد من استخدام "غوغل" للبحث عما يفعله هذا الشخص بالفعل ولا يفعله. خلاف ذلك، يمكن أن تصبح الأمور أكثر حرجاً.
2- لا تنسى التحقق من أساس التواصل مع الشخص المعني:
أحد أهم الأشياء التي أفعلها في الصباح بعد استيقاظي وتنظيف أسناني، هو إلقاء نظرة على جدول أعمالي لهذا اليوم، وإلقاء نظرة على كل الإجتماعات التي يجب الذهاب اليها، ومعرفة من هو الشخص الذي سأجتمع معه، والأهم من الذي جمعنا؟ إذا لم يتصل بنا أحد، كيف شق الإجتماع طريقه إلى حياتي الخاصة وجدول أعمالي؟ هل كان شيء من "LinkedIn"؟ اتصال "فيسبوك"؟ سياق وخلفية الإجتماع هي أجزاء حاسمة من المعلومات التي تدخل في الإجتماع.
على سبيل المثال ، إذا كان الإجتماع يدور حول التسويق، فسأحتاج إلى القيام ببعض الأبحاث الشاملة حول الشركة قبل الإجتماع. في الواقع، وفي العديد من الحالات، يتضمن تبادل البريد الإلكتروني مستندات حول الشركة وتحدياتها، سأحتاج إلى قراءة هؤلاء أيضاً قبل الدخول.
من ناحية أخرى، إذا كان الإجتماع غير رسمي تم طلبه من قبل صديق مقرب، فهذا يعد أيضاً سياقاً مهماً يجب معرفته قبل الدخول.
خلاصة القول، يجب التأكد من السبب الذي ساهم في حصول الإجتماع.
3- تحقق من نشاطات الشخص على مواقع التواصل الإجتماعي لتكوين صورة عنه وعن عمله:
قد يبدو هذا شيئاً مزعجاً بعض الشيء، لكن سيجعل الاجتماع أكثر فاعلية. يمكنك القيام ببحث حول عمل ذلك الشخص وخلفيته المهنية، ومعرفة ما يغرد على مدار الأربع وعشرين ساعة الماضية، أو ما يكشفه "فيسبوك" عن صباحه، ليس فقط بإعتباره "كاسحة الجليد"، ولكن أيضاً للتعرف على الجانب الشخصي قليلاً قبل الذهاب في الاجتماع.
أيضاً، من المهم أن تتذكر أنه كما كنت تقوم بمراجعة تغريدات هذا الشخص، فقد يقوم أصحاب الإجتماع بفحص رسائلك بعناية فائقة، فعليك الانتباه لما تقوله على صفحتك.
الشيء الأكثر أهمية، هو أنك لا تذهب لأي اجتماع عمل، بشكل "أعمى"، دون معرفة من قدم لك الدعوة، وما الذي يفعله الشخص، وما هي تحدياته واهتماماته، وحتى معرفة حيواناته الأليفة. حاول أن تأتي بأعلى مستوى ممكن من المعرفة والدراية بهذا الشخص، مما سيمكنك من تخطي الأسئلة الأساسية والحصول على العمل مباشرة.
