هناك طرق عدة تساعد الانسان على زيادة إنتاجيته، ومن أهم الوسائل إعداد قوائم المهام، وزيادة مدة العمل لفترات تصل الى 30 دقيقة. ومع ذلك، فإن بعض الأساليب تعمل بشكل أفضل من غيرها، وتوفر عليك الوقت.

 

وأشارت الكاتبة والمدربة الاستراتيجية في أماكن العمل، أيريكا كيسوين، الى أنه في أيامنا هذه، نشعر وكأن وقتنا بات أقل من أي وقت مضى، وهذا هو الواقع بالفعل. فبسبب تقنية 24/7 وقوائم المهام التي نحصل عليها عبر ​البريد الإلكتروني​ والنصوص، نجد أنه من الصعب الحفاظ على أولوياتنا.

 

ومن هنا، أوضحت أن المفتاح يكمن في أن نكون أكثر حرصًا في ما يتعلق باهتماماتنا، والا من المحتمل جدًا أن ننخرط في الأمور الخاطئة أو الأكثر إلحاحًا. وتابعت: "أطلب من الناس دائمًا أن يبدأوا بسؤال أنفسهم: هل تعكس مفكرتكم القيم التي تتحلون بها؟".

 

وفي ما يلي، يشارك الخبراء نصائحهم الـ15 حول تحقيق المزيد من الإنتاجية، وإدارة الوقت بشكل أفضل.

 

 

1- رسم الخطط في الليلة السابقة:

 

الرئيس التنفيذي لشركة "Life Hacks Wealth" وخبير الاستثمار العقاري ماركوس جاكوبر: "قبل الذهاب إلى الفراش، أكرس دائمًا بعض الوقت من أجل الاستعداد ليوم غد. وبالتالي ألقي نظرة على جدول أعمالي، من أجل الاطلاع على مواعيدي كافة، كما أعدّ إبريق القهوة وأحضر أحيانا، قائمة المهام. فالتخطيط المسبق يساعدني على قطع أشواط طويلة".

 

 

2- الاستيقاظ أبكر من المعتاد:

رئيس شركة الخدمات المالية "QuickBridge" بن غولد: "عندما تستيقظ مبكرًا، سيكون لديك المزيد من الوقت للتخطيط والتنظيم ليومك. كما أن إتمام المهام في وقت مبكر، سيحرر الأوقات اللاحقة من هذا اليوم. فبحلول الوقت الذي أصل فيه إلى المكتب عند الساعة 7:30 صباحًا، أكون قد عاينت جدول أعمالي، وأحضرت قهوتي، وشاركت في صف للياقة البدنية".

 

3- التعرف الى الأهداف الرئيسية:

 

الرئيس التنفيذي المتقاعد لشركة "كالفن كلاين"، توم موري: "حدد هدفك الرئيسي، وفكر على المدى الطويل. فالسبب الأساسي وراء فقدان الأشخاص لوقتهم، هو عدم وجود هدف واضح. لهذا السبب، إذا ظهر شيء ما على مكتبك لا يتماشى مع أهدافك، فتعامل معه بحزم وبساطة، وأجب "لا"، "ليس الآن"، أو "شخص آخر مناسب بشكل أفضل للتعامل مع هذا الأمر."

 

 

4- اختيار من 3 إلى 5 مهام في اليوم:

 

الخبير المهني في شركة "FlexJobs"، بري رينولدز: "أوصي الناس دائمًا باختيار قائمة مهام بسيطة، وعدم إطالتها، ومن ثم تحديد 3 إلى 5 من هذه الأشياء لإنجازها يوميا. وبهذه الطريقة سوف تبقى منتجًا دون أن تشعر بالإرهاق أو الإرتباك".

 

5- الاستعانة بقوائم ترميز بحسب الألوان:

 

رئيسة التحرير السابقة في "​غوغل​" و"​تويتر​" كارين ويكري: "أحتفظ بالكثير من القوائم المرمزة بالألوان في "Google Keep"، والتي تتزامن بشكل جميل ما بين ​الهاتف الذكي​ والكمبيوتر المحمول. وتعد هذه الطريقة نقطة اتصال رائعة لتنظيم المهام العشوائية ، بما في ذلك: الأشخاص الذين أحتاج إلى مقابلتهم في الرحلات القادمة، الأفكار لكتابة المواضيع، والخدمات و​التطبيقات​ التي أريد التحقق منها".

 

 

6- خلق نظام التقويم المناسب:

 

المدرب الحياتي مع "Ama La Vida" تيغ سيمونكيك: "قم بإنشاء نظام تقويم يناسبك، ثم استخدمه وتحقق منه مرات عدة في اليوم. فمن المستحيل أن تبقى منظمًا وناجحا إن لم تكن متأكدًا من المواعيد وأوقاتها وأمكنتها، والاجتماعات ومسؤوليات العمل الأخرى".

 

7- تحديد الأولويات المتعلقة بالأهداف:

 

الرئيس التنفيذي المتقاعد لشركة "كالفن كلاين" توم موري: "ضع كل أهدافك وغاياتك في قائمة، ومن ثم حدد قيمة هذه الأهداف والغايات. وقم بترتيب أهدافك وفقًا لذلك، ونفذ بالدرجة الأولى، المهام الأكبر والأصعب والأهم. اذ قال مارك توين ذات مرة: "إذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعًا، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أولاً في الصباح. وإذا كان عملك أن تأكل ضفدعين، فمن الأفضل أن تأكل أكبرها أولاً".

 

 

8- تقسيم المهام إلى خطوات أصغر:

 

توم موري أيضا: "قسّم أهدافك إلى خطوات يومية أصغر؛ فاذا كان أحد أهدافك زيادة مبيعاتك بمقدار معين خلال السنة، قسّم هذا الرقم إلى أشهر وأسابيع، ومن ثم الى أيام. وبمجرد القيام بذلك، ستعرف بالضبط المبلغ الذي تحتاج إلى تحقيقه يوميًا، ومن هنا ستتمكن من التخطيط لأيامك المقبلة".

 

 

9- خصص الوقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني:

 

الكاتبة والمؤلفة سارة بليس: "تتطلب الإنتاجية الحفاظ على تركيزك، ومن هنا يجب تحديد الوقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني. فإذا أجبت بشكل فوري، على كل تردك اليك، لن تتمكن حينها من القيام بشيء آخر خلال اليوم. وبالتالي، فإن الرد على رسائل البريد الإلكتروني في مرات محددة، سيحدث فرقًا كبيرًا في الإنتاجية.

 

 

10- الحد من الأمور الملهية.

 

المدرب الحياتي مع "Ama La Vida" تيغ سيمونكيك: "يجب الحد من الأمور التي تصرف انتباهك عن مهامك، حتى تتمكن من التركيز على ما تقوم به. وهذا لا يعني فقط تقييد استخدامك لوسائل التواصل الاجتماعي، ولكن أيضًا عدم إجراء المحادثات لمدة 15 دقيقة في غرفة الاستراحة كشكل من أشكال المماطلة".

 

 

11- الحصول على استراحات صغيرة طوال اليوم:

 

سيمونكيك أيضا: "أشجع عملائي على أخذ فترات راحة صغيرة طوال اليوم لتجنب تعرضهم للإرهاق. واستراتيجيتي المفضلة هي تقنية "Pomodoro"، أي ضبط العداد، بحيث يمكنك قضاء فترات راحة صغيرة (حوالي 5 دقائق)، بين فترات العمل الطويلة (التي تمتد عادة الى 25 دقيقة).

 

 

12- التخلص من البريد الإلكتروني المزعج:

 

الرئيس التنفيذي لشركة "Life Hacks Wealth" وخبير الاستثمار العقاري، ماركوس جاكوبر: "اعتدت الحصول على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها والإشعارات والتحديثات. وقد يستغرق حذف الرسالة البريدية ثانية واحدة فقط، لكن رواد الأعمال وأصحاب المشاريع يعلمون أن الوقت ثمين، ويمكن استخدام قوة العقل بشكل أفضل في مكان آخر. ولهذا السبب، قمت بإزالة البريد الإلكتروني المزعج، وإلغاء اشتراكي في الرسائل غير المرغوب فيها وغير الضرورية، وبالتالي أحصل الآن على الرسائل المهمة فقط".

 

 

13- الاستماع إلى الموسيقى بدون كلمات:

 

الخبيرة المهنية في شركة "Glassdoor" سارة ستودارد: "من خلال الاستماع إلى الموسيقى بدون كلمات، ستجد نفسك قادرا على التركيز أكثر، والتحقق من العناصر الموجودة في قائمة المهام، أو حتى قضاء بعض اللحظات الهادئة لإزالة التوتر".

 

 

14- العمل عن بعد في بعض الأحيان:

 

الخبير المهني في شركة "FlexJobs"، بري رينولدز: "تتمثل إحدى الطرق الرئيسية لتدير وقتك بشكل أفضل وتصبح أكثر إنتاجية، في العمل بشكل أكثر مرونة. فعلى سبيل المثال، يقول 65% من العمال أنهم يصبحون أكثر إنتاجية خلال العمل من المنزل. ومن أبرز الأسباب أن حالات التشتيت ستكون أقل، كما أن الضغط التنقل سينخفض أيضا. ومن هنا، اسأل مديرك في العمل إذا كنت تستطيع العمل عن بُعد، حتى في بعض الأحيان ، لزيادة إنتاجيتك".

 

 

15- الاستفادة من كل أوقات العطلات لتجنب الإرهاق:

 

سارة ستودارد أيضا: "وجدت دراسة أجرتها شركة "Glassdoor" أن العامل الأميركي العادي لم يأخذ سوى نصف إجازاته المكتسبة، وذلك لأنه يخشى أن يتخلف عن العمل، أو يفتقد الى أي شيء. ولكن في الواقع، سيؤدي هذا الأمر إلى نتائج عكسية، اذ لن تكون فعالًا إذا لم تخصص وقتًا للراحة وإعادة الشحن كل فترة".