لإدارة الإلكترونية "e-management" : هي منظومة الكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل التكاليف.
اهداف الإدارة الالكترونية:
1-تطوير الإدارة العامة: خفض الأعمال الورقية، وإعادة استعمال الحلول.
2- تحسين الخدمات: خفض التنقل، التوصيل في أي وقت وأي مكان، وسهولة الوصول للمعلومات.
3- التقرب من المواطنين (الموظفين): واجهة واحدة بالنسبة للمواطن (الموظف)، نظرة واحدة للمواطن(الموظف)، وإجراءات سهلة.
4-تحسين التنافس الاقتصادي: استخدام الانترنت للتجارة العالمية، وإتاحة الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة.
5-خفض المصاريف: تكامل النظم لدعم الإجراءات الداخلية والخارجية.
مراحل التحول إلى الإدارة الإلكترونية
التحول إلى الإدارة الإلكترونية يحتاج إلى عدة مراحل كي تتم العملية بشكل يحقق الأهداف المرجوة. ومن تلك المراحل ما يلي:
1 - قناعة ودعم الإدارة العليا بالمنشأة
ينبغي على المسئولين بالمنشأة أن يكون لديهم القناعة التامة والرؤية الواضحة لتحويل جميع المعاملات الورقية إلى إلكترونية كي يقدموا الدعم الكامل والإمكانيات اللازمة للتحول إلى الإدارة الإلكترونية.
2 - تدريب وتأهيل الموظفين
الموظف هو العنصر الأساسي للتحول إلى الإدارة الإلكترونية، لذا لا بد من تدريب وتأهيل الموظفين كي يُنجزوا الأعمال عبر الوسائل الإلكترونية المتوفرة. وهذا يتطلب عقد دورات تدريبية للموظفين، أو تأهيلهم على رأس العمل.
3 - توثيق وتطوير إجراءات العمل
من المعروف أن لكل منشأة مجموعة من العمليات الإدارية أو ما يسمى بإجراءات العمل. فبعض تلك الإجراءات غير مدونة على ورق، أو أن بعضها مدون منذ سنوات طويلة ولم يطرأ عليها أي تطوير. لذا لابد من توثيق جميع الإجراءات وتطوير القديم منها كي تتوافق مع كثافة العمل، ويتم ذلك من خلال تحديد الهدف لكل عملية إدارية تؤثر في سير العمل وتنفيذها بالطرق النظامية، مع الأخذ بالاعتبار قلة التكلفة وجودة الانتاجية.
4 - توفير البنية التحتية للإدارة الإلكترونية
يقصد بالبنية التحتية أي الجانب المحسوس في الإدارة الإلكترونية. من تأمين أجهزة الحاسب الآلي، وربط الشبكات الحاسوبية السريعة والأجهزة المرفقة معها، وتأمين وسائل الاتصال الحديثة.
5 - البدء بتوثيق المعاملات الورقية القديمة إلكترونياً
المعاملات الورقية القديمة والمحفوظة في الملفات الورقية ينبغي حفظها إلكترونياً بواسطة الماسحات الضوئية (Scanners) وتصنيفها ليسهل الرجوع إليها.
6 - البدء ببرمجة المعاملات الأكثر انتشارا
البدء بالمعاملات الورقية الأكثر انتشاراً في جميع الأقسام وبرمجتها إلى معاملات إلكترونية لتقليل الهدر في استخدام الورق. وعلى سبيل المثال: نموذج طلب إجازة يُطبق في جميع الأقسام بلا استثناء. فمن الأفضل البدء ببرمجته وتطبيقه.
المستلزمات الاساسية للادارة الالكترونية:
1- توفير البنى الشبكية تحتية قوية وسريعة وآمنة.
2-توفير البنى المعلوماتية قوية (نظم معلومات قوية ومتوافقة في ما بينها).
3- كادر بشري استثماري مدرب على استخدام التقنيات الحديثة.
4-كادر بشري تقني قادر على القيام بعمليات الدعم الفني المستمر وتطوير النظم المعلوماتية المختلفة.
آثار الادارة الالكترونية على بناء المنظمة:
تسهم الادارة الالكترونية في تحقيق التميز للمنظمات من خلال مساهمتها في تحقيق تحولات اساسية في انماط تنظيم العمل وتنفيذ العمليات نذكر منها مايلي:
1- تغيير اساليب الانتاج باستخدام نظم التصميم والانتاج بالكمبيوتر والتنفيذ عن طريق الروبوت.
2- تطوير جذري في نظم وآليات الاتصال حيث يعمل افراد من عدة اماكن في مشروع واحد ومن مواقع متباعدة ولكنهم على اتصال دائم ومستمر.
3-احداث تغييرات تنظيمية مثل:
أ-توسع في الاتمتة (التوسع في استعمال الحاسوب) مما يؤدي الى تخفيض اعداد العاملين حتى في المستويات الإدارية خاصه الأدارة الوسطى والوظائف الأشرافية .
ب-اعادة تصميم الأعمال بأستبعاد الأنشطه والمهام التي يتم أتمتتها .
ت-أعادة تصميم نظم التخطيط بإضافة عناصر المرونة واستشعار التغييرات من خلال الربط الآني بنظم رقابة وقياس الاداء.
ث-تبسيط الهيكل التنظيمي بتقسيم المنظمة الى مجموعة من الوحدات الاستراتيجية.
4-استثمار فرق العمل الطارئة بدلا من التكوينات والتقسيمات التنظيمية الدائمة.
5-التحول من الهياكل التنظيمية المبنية على اساس التدفقات الوظيفية الى هياكل مصممة على اساس التدفقات المعلوماتية.
فوائد الادارة الالكترونية
تلعب تقنيات المعلومات والاتصالات والالكترونيات الدور الفاعل في عالمنا المعاصر الذي يتميز بكونه يعتمد على تقنيات المعلومات والاتصالات بشكل مكثف وللإدارة الالكترونية فوائد تتمثل بالاتي:
1- السرعة في إنجاز العمل بأستخدام تقنيات المعلومات والاتصالات.
2- المساعدة في اتخاذ القرار بالتوفير الدائم للمعلومات بين يدي متخذي القرار.
3-تخفيض تكاليف العمل الإداري مع رفع مستوى الإداء.
4- تجاوز مشكلة البعدين الجغرافي والزمني.
5-معالجة البيروقراطية والرشوة.
6- تطوير آلية العمل ومواكبة التطورات.
7- رفع كفاءة العاملين في الإدارة.
8- تجاوز مشاكل العمل اليومية بسرعة
التحول نحو المنظمة الالكترونية
تلعب تقنيات المعلومات والاتصالات والالكترونيات الدور الفاعل في عالمنا المعاصر الذي يتميز بكونه يعتمد على تقنيات المعلومات والاتصالات بشكل مكثف ، وتتصف المنظمة الالكترونية بالصفات التالية:
1- تنظيم ديناميكي متطور ومتفاعل باستمرار مع المتغيرات الخارجية والداخلية .
2- تباشر المنظمة الالكترونية اعمالها على مدار 24 ساعة بلا انقطاع .
3- تتسم عمليات المنظمة الالكترونية بالسرعة والمرونة.
4- تستثمر المنظمة الالكترونية تقنيات الاتصالات والمعلومات الى اقصى حد متاح .
5- يتسع سوق المنظمة الالكترونية ليشمل العالم كله .
6- تتميز بعمليات ادارية وتسويقية وانتاجية عالية الترابط .
7- تستثمر الانترنت وتستخدمه في كافة معاملاتها مع الزبائن والموردين .
8- تتمتع بنظم متطورة لاستثمار وتبادل المعرفة .
