أعد "بيزنيس إنسايدر" مجموعة من أكثر الاستخدامات الخاطئة للبريد الإلكتروني للعمل شيوعا ومنها استخدامه في إرسال طلب عمل لشركة أخرى واستخدامه في نقل معلومات سرية ونقل أخبار سيئة.
 

بالطبع البريد الإلكتروني وسيلة رائعة لتوفير الوقت إن استخدمت على النحو الملائم لكن أظهرت الكثير من الدراسات أنها تسبب لكثيرين الكثير من المشاكل والضغوط.
 

ينصح خبراء الموارد البشرية بأن ينبه المرء نفسه دائما قبل أن يضغط على زر الإرسال أن يسأل نفسه "هل ينبغي إرسال هذه الرسالة وهل الأفضل نقلها بالبريد أم بشكل شخصي أم عبر الهاتف؟"

 

 

 

أخطاء شائعة في استخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل

 

 

1- تسجيلات فيديو أو صور كبيرة الحجم


- في معظم الحالات لن يقدر الزملاء في العمل رسالة من أحد الزملاء تحتوي على مادة تسجيل فيديو أو صور كبيرة الحجم يستغرقون دقائق عديدة لتنزيلها على الأجهزة.
 

 

2- الرسائل المسلسلة


- هي رسائل يطلب من مستلمها أن يرسل نسخا منها إلى عدد آخر من الأشخاص ومنهم إلى آخرين وهكذا.
 

- هذا النوع من الرسائل والتي غالبا ما تكون دعائية أو غير جادة من أشد أنواع الرسائل المرفوضة في البريد المخصص للعمل لما تسببه من ضيق وضياع للوقت.
 

 

3- المزاح غير الملائم


- يقول أحد خبراء الموارد البشرية إن الدعابة غير الملائمة التي تنطوي مثلا على إشارات عنصرية تسفر عن انطباعات سيئة تخيم على جو العمل وتؤدي أيضا إلى توبيخ صاحبها.
 

- ينصح أن يتوخى الموظف الحذر دوما من استخدام البريد الخاص بالعمل في أي دعابة والاكتفاء به فقط للأغراض الرسمية.
 

 

4- المعلومات السرية

 

- يرى البعض أن عدم إرسال معلومات سرية عبر البريد الإلكتروني الخاص بالعمل مسألة مفهومة بداهة ولا تحتاج لتنبيه لكن الواقع يقول إن الخطأ المستبعد يحدث كثيرا.
 

- حتى لو وثق المرسل في المتلقي للرسالة فلا ينبغي نقل معلومة سرية عبر البريد الإلكتروني لأن الراسل لا يضمن أن يحتفظ بها المتلقي ولا يوجهها لغيره أو أنه يتم طبعها وعرضها على الملأ.
 

 

5- النميمة


- النميمة مرفوضة على وجه العموم ومن أخطر مظاهرها تناقلها عبر البريد الإلكتروني للعمل.
 

- بجانب أضرارها على وجه العموم ينبغي للموظف الانتباه إلى أنه لا يدرك أين ستنتهي رسالته البريدية.
 

 

6- طلب عمل في شركة أخرى


- كثير من المحترفين يبحثون عن فرص جديدة مع بقائهم في أعمالهم الحالية لكن ينبغي لهم الانتباه إلى ضرورة الإحجام عن استخدام بريد العمل في التقدم بطلب للعمل في شركة أخرى.
 

-  هذه الممارسة غير احترافية وقد تفضي إلى خسارة العمل الحالي قبل أن ترسو سفينة البحث في عمل جديد.
 

 

7- الأخبار السيئة وأي مواد لا علاقة لها بالعمل


- ينصح الخبراء بالالتزام بمبدأ ان نشر الأخبار السيئة ينبغي أن يكون شخصيا دون إعلانه.
 

- مثلا إذا علم موظف بأن شركته استغنت عن زميله فلا يصح أن يبلغ زميله بذلك عبر البريد الإلكتروني.
 

 

8- قرارات مهمة تحتاج لنقاش وشرح مستفيض


- أي قرار مهم في عمل ما يحتاج إلى تواصل ونقاش مباشر ومستفيض لا يوفره البريد الإلكتروني.

 

 

9-التقييم السلبي لموظف


- لا يصح إبلاغ الموظف بأي تقييم سلبي عنه عبر البريد الإلكتروني لأن لذلك تداعيات سلبية تزيد من أدائه السلبي وهنا ينصح أن يكون مثل هذا التقييم مباشرا وفرديا.