يشتكي الناس كثيراً من اجتماعات العمل، لكنهم ينسون أن هكذا اجتماعات تجعلهم جزءاً من الذين يشغلون الوظائف المهمة في الشركة. من الصعب بما فيه الكفاية تذكر جميع الاجتماعات التي تتطلبها وظيفتك وأن تجد الوقت لتعد مسبقاً لما عليك القيام به.
ويكون الأمر أسوأ عندما ينسى زملاؤك أخلاق العمل ويرتكبون الأخطاء التالية الشائعة بين الموظفين:
احترس من هذه العشرة "لا تقوم بها" في اجتماعات الموظفين وتأكد من ان أعضاء الفريق سيقدرونك أكثر مما يفعلون الآن.
1- القيام بعدة مهام في آن
لا تجلب كومة من الأوراق التي عليك انجازها أو وثائق مشروع معين الى الاجتماع. لا تقرأ البريد الخاص بك على هاتفك الخاص بينما انت في الاجتماع. انه لأمرٌ وقح ان تعطوا انتباهكم لشيء آخر غير المواضيع والمشاركين في الاجتماع الحالي. احتفظ بما تبقى من العمل الخاص بك لوقت آخر!
2- إحضار الغداء الخاصة بك إلى اجتماع ليس فيه طعام
لا تجلب الطعام الى اجتماع إلا إذا كان هناك عدد كبير من الزملاء الذين يفعلون ذلك أو اذا كان الإجتماع في مكان لتناول الطعام.
3- إجراء محادثة جانبية
إجراء محادثة جانبية مع زميلك، في الوقت الذي يحاول فيه الفريق عقد اجتماع أمرٌ غير مهذب. احتفظ بالتعليقات الجانبية المضحكة الخاصة بك لمشاركتها مع أصدقائك بعد الاجتماع - وليس في الوقت الذي يجري فيه.
4- الوقوف ومغادرة
إذا كنت تخطط لترك الاجتماع قبل انتهائه، دع الجميع يعلمون ذلك بشكل مسبق. فليعلموا لماذاستغادر مبكراً وفي أي ساعة. انه ليس مهذباً ان تقول "دعونا نتعامل مع بنود جدول الأعمال رقم واحد، ثلاثة وخمسة أولاً، لأنني بحاجة إلى المغادرة في بضع دقائق."
هذا يمكن أن يجعل زملاءك في الفريق يشعرون وكأنهم يعملون لحسابك. والأفضل ان تقوم بجدولة يومك بحيث يمكنك حضور الاجتماعات التي تحتاج لحضورها دون التملص في منتصف محادثة.
5- التشاحن مع أحد من الزملاء
بغض النظر عن قدرة زملائك في العمل على إثارة غضبك، لا تدخل في مباراة تدافع كلامية خلال اجتماع الموظفين. الأمر يعتبر غير مهني وصعب للغاية للزملاء عندما يبدأون بالمشاحنات على طاولة الإجتماع.
فاذا أردت يمكنك توضيح بعض النقاط الخاصة بك بشغف لكن دون أن تضع رأي شخص آخر في الأسفل أو الجدل حول الوقائع. يمكنك دائما الحصول على البيانات ذات الصلة في وقت لاحق وإعادة فتح المحادثة. لا تهدر الوقت على الخلافات التافهة!
6- التدخل في جدول الأعمال
إذا كنت لا توافق على جدول الأعمال المنشور أو المعلن عنه لفظيا وتريد تعديله، يمكنك قول ذلك في بداية الاجتماع وليس خلاله! من طلب عقد الاجتماع ووضع جدول الأعمال هو المسؤول عن تقديمه. إذا كنت تشعر بقوة أن الموضوع تم تجاهله أو أنه يستحق المزيد من الدقائق، اقترح الأمر في محادثة منفصلة (لا تشمل بالضرورة جميع الحضور في هذا الإجتماع).
7- الهيمنة على الاجتماع
في بعض الأحيان تكون الاجتماعات المشتركة بين الموظفين ذوي الخبرة الكبيرة في الموضوع مع زملائهم ذوي الخبرة المتواضعة، صعبة. فقد ترى زميل لك في العمل يشعر بالتشنج وعدم الراحة في هذه الحالة.
قد يشعر الموظف ذو الخبرة العالية على هذا النحو: "أنا الشخص الوحيد في هذه القاعة الذي يفهم تداعيات استراتيجية التسعير التي نبتكرها. لا أريد أن أقوم بتبرير نظري المبنية على سنوات من الخبرة وسجل حافل في هذا المجال، للأشخاص الذين ليس لديهم خبرة مع هذا الموضوع ".
هؤلاء الناس يشعرون بالإهانة لأن شخص ما لا يقوم بتفسير ما يقوم به. لذا على اصحاب الخبرة ان يقدموا شرحاً بسيطاً عن الموضوع من وجهة نظرهم وان يرحبوا بأي أسئلة قد يتم طرحها.
الشخص غير الواثق بنفسه وبآرائه على الطاولة قد يهيمن على مناقشات اجتماع للموظفين. وهنا سيكون مناسباً لرئيس الإجتماع أو أي شخص آخر ان يقول: "هذه معلومة مهمة أليكس . دعونا نتأكد من أننا نسمع كل من لديه وجهة نظر حول هذا الموضوع ".
8- إطلاق "Bio Battle"
واحدة من الأشياء الأدنى والأكثر ابتذالاً التي يمكن لرجل أعمال ان يقوم بها لمحاربة زميل له في العمل هو مقارنة السير الذاتية. وتسمى هذه الخطوة "Bio Battle".
9- عدم الإكتراث والتركيز وإجبار الناس على ان يكرروا أنفسهم.
يمكن لأي شخص ان يذهب الى الفضاء الخارجي في الاجتماع، ولكن ان لا يكترث ثم يزيد الطين بلة بالطلب من المشاركين ان يكرروا ما قالوه، فالجواب على الأرجح سيكون: "كان من الأجدر بك ان لا تلهو على الهاتف".
10- قم بدعوة زميلك في الفريق الى خارج (لتطرح سؤالك) إذا كنت لا توافق بعنف مع شيء قد قاله أو طرحه في اجتماع الموظفين. وفيما يلي 10 أمور لا نقولها عندما يكون لدينا اختلاف في الرأي، فهذه الجمل يمكن أن تضر الفريق ككل:
1. أنا لا أتفق معك تماما.
3. أنت مخطئ جدا.
3. هذا هو الجنون.
4. لماذا تقول ذلك؟
5. هذه ليس أحدث المعلومات.
6. في الواقع لقد سمعت أمراً مختلف تماماً من نائب الرئيس.
7. أنت لا تعرف ما الذي نتحدث عنه.
8. وهذا ليس دقيقا.
9. الحل الخاص بك لن ينجح.
10. أنا أكره هذه الفكرة.
وفيما يلي أسئلة يمكنك أن تطرحها، عوضاً عن ذلك:
1. كيف ترى ان هذا الإقتراح سينجح، جين؟
2. أحاول تصور فكرتك يا كارل ولكن لست متأكداً من أنني فهمتها جيداً. هل يمكنك ان تفسرها أكثر من ذلك؟
3. سوزان، كيف ترون ان هذه الخطة ستزيد المبيعات؟ أحب أن أسمع أكثر.
4. أول ردة فعل لي عندما أسمع فكرتك هو القلق إزاء ردة فعل عملائنا، بول. ما هي أفكارك حول ذلك؟
هناك دائما سؤال يمكنك أن تسأله بدلا من قول رأيك السلبي بصراحة، وهو الأمر الذي من الأرجح أن يشعر زميلك في الفريق بالإحباط وما الى هنالك. حاول أن تسأل سؤال بدلا من الانتقاد أو الإعتراض.
