عندما يتعلق الأمر ب​الإنتاجية​، نواجه جميعنا التحدي نفسه: "هناك فقط 24 ساعة في اليوم"، إلا أن بعض الناس يبدو أن لديهم ضعف الزمن؛ فهم لديهم قدرة خارقة على إنجاز الأمور. حتى عند القيام بمشاريع متعددة معقّدة، يصلون إلى أهدافهم دون وجود أي ثغرة.

الشعور من دون شك لا يوصف عند مغادرة العمل بعد يوم فائق الإنتاجية، ومع النهج الصحيح، يمكنك جعل هذا يحدث كل يوم. أنت لا تحتاج إلى العمل لمدة أطول أو حتى بذل المزيد من الجهد، أنت فقط تحتاج إلى العمل بأسلوب أكثر ذكاء. جرب هذه الـ11 خطوة التي يعتمد فائقو الإنتاجية عليها:

1- هم لا يلمسون الأشياء مرتين (أو بمعنى آخر لا يؤجلون أي من أعمالهم)

فائقو الإنتاجية لا يتركون أي مهمة في حالة ترقب وانتظار، لأن لمس الأشياء مرتين هو تبذير ضخم للوقت. لا تقم بحفظ رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية للتعامل معها في وقت لاحق، بل يجب أن تتصرف مباشرة أو تفوّض أحداً للقيام بذلك.

2-  هم على استعداد للغد قبل أن يخرجوا من المكتب حتى

هؤلاء الأشخاص ينهون كل يوم بتحضيرهم لليوم التالي. وبهذه الممارسة ينجزون أمرين: الأول هو أن ذلك يساعدهم على ترسيخ ما أنجزوه اليوم، والثاني ضمان أن يوم غد سيكون مثمراً أيضاً. وهذا الأمر لا يستغرق سوى بضع دقائق وانها طريقة رائعة لإنهاء يوم العمل الخاص بك.

3-  يأكلون الضفادع

"أكل الضفدع" وهي العبارة التي تعني "البدء بالأصعب"، أي أن الأشخاص فائقو الإنتاجية دائماً ما يبدأون نهارهم بالمهمة الأصعب لليوم، الأمر الذي يعتبر أفضل مضاد للمماطلة. وبعبارة أخرى، هم يبدأون يوم عملهم بأقل مهمة فاتحة للشهية على لائحة المهام، وبعد ذلك، ينطلقون للقيام بالمهام التي يحبونها.

4-  يقاتلون الحالات الطارئة

هؤلاء الأشخاص لديهم القدرة في الحالات الطارئة على إنجاز المهام الصغيرة التي تشكل (مجتمعةً) إنجاز كبير وقد يشكل ضغطاً كبيراً على العمل إن لم يتم إنجازه، أي أنهم يقومون بإنجاز ذلك استباقياً حتى لا تحدث أي حالة طارئة. الأشخاص فائقو الإنتاجية من الممكن أن يمروا لأسابيع وهم لا يقومون بشيء مهم وذلك لأنهم قاموا به ولكن خطوة بخطوة وبانتظام.

5- الإلتزام بالجدول أثناء الاجتماعات

الاجتماعات هي أكبر مبذر للوقت. والناس فائقو الإنتاجية يعلمون أن الإجتماعات سوف تطول إلى الأبد إذا سمحوا بذلك، لذلك فهم يبلغون الجميع في بداية الإجتماع أن هناك جدول سيتم الإلتزام به. وهذا يحفز الجميع على أن يكونوا أكثر تركيزا وفعالية.

6- يقولون "لا"

"لا" هي كلمة قوية، والأشخاص فائقي الإنتاجية لا يخشون استخدامها. فهم عندما يجب قول كلمة "لا"، لا يستخدمون عبارات مثل أنا "لا أعتقد أنني أستطيع" أو "لست متأكد من ذلك". قول "لا" لإلتزام جديد يكرم الالتزامات القائمة الخاصة بك ويعطيك الفرصة لتحقيقها بنجاح. بيّنت الأبحاث التي أجريت في جامعة كاليفورنيا في سان فرانسيسكو أن أنه كلما كان من الصعب عليك قول "لا"، كنت أكثر عرضةً للإجهاد، والإرهاق، وحتى الاكتئاب. لذا، تعلم كيفية استخدام "لا"، وسيساعد ذلك على تحسين مزاجك، وكذلك إنتاجيتك.

7- التحقق من البريد الإلكتروني في الأوقات المعينة لذلك فقط

الناس فائقو الإنتاجية لا يسمحون للبريد الإلكتروني بأن يقاطع عملهم بشكلٍ مستمر. بالإضافة إلى التحقق من البريد الإلكتروني بحسب جدول زمني معيّن، فهم يستفيدون أيضاً من الميزات التي تعطي الأولوية للرسائل التي كتبها المرسل ليضعوا أفضل عملائهم وبائعيهم على رأس اللائحة، ثم يتحققون من البقية في وقت آخر تبعاً لجدولهم.

8-  لا تعدد للمهام

الناس فائقو الإنتاجية يعرفون أن تعدد المهام هو القاتل الحقيقي للإنتاجية. أكدت الأبحاث التي أجريت في "جامعة ستانفورد" أن تعدد المهام هو أقل إنتاجية من فعل شيء واحد في وقت واحد. ووجد الباحثون أن الأشخاص الذين يقومون بعدة مهام في وقت واحد لم يكن عملهم بالمستوى المطلوب وذلك لأنهم يعانون من مشاكل في التركيز وتذكر المعلومات أو التحول من وظيفة إلى أخرى، بعكس أولئك الذين يقومون بمهمة واحدة في وقت واحد. ولكن ماذا لو كان بعض الناس موهوبون بإمكانية العمل جيداً في حالة تعدد المهام؟ قارن باحثو "ستانفورد" مجموعات من الناس على أساس ميلهم لتعدد المهام واعتقادهم أنه يساعد على أدائهم، ووجدوا أن من يقوم بعدة مهام ثقيلة ويشعرون أن ذلك يعزز أداءهم، هم في الواقع أسوأ في المهام المتعددة من أولئك الذين يحبون أن فعل شيء واحد في وقت واحد. وفي الدراسة كان أداء متعددي المهام أسوأ لأن يعانون كثيراً لدى محاولتهم تنظيم أفكارهم وتذكر المعلومات، وكانوا أبطأ في التحول من مهمة إلى أخرى.

تعدد المهام يقلل من الكفاءة والأداء الجيد لأن الدماغ يمكن أن يركز فقط على شيء واحد في وقت واحد.

9-  يذهبون خارج الشبكة

لا تخافوا الخروج من الشبكة (الموظفين في الركة نفسها) عند الحاجة لذلك.  يمكنك إعطاء شخص واحد موثوق رقم للإتصال به في حالة الطوارئ، وترك هذا الشخص أن يكون الفلتر الخاص بك، أي أن كل شيء يجب أن يتم إنجازه من خلاله.

10- إنهم يفوّضون

الأشخاص فائقو الإنتاجية يتقبلون فكرة أنهم ليسوا الأشخاص الموهوبين والاذكياء الوحيدين في مكان عملهم. فهم يثقون بقدرة الآخرين على أداء وظائفهم، حتى يتمكنوا هم من التركيز على وظيفتهم.

11- يستخدمون التكنولوجيا للعمل لديهم

الكثير منا يعتبرون أن التكنولوجيا هي مصدر للإلهاء، إلا أنها يمكن أن تساعد أيضاً على التركيز. والأشخاص فائقو الإنتاجية يستخدمون هذه التكنولوجيا للعمل لديهم، حيث من الممكن أن يستخدموا بعض التطبيقات لفرز الرسائل التي تصل إلى بريدهم  الإلكتروني بحسب والأولوية كتطبيق "IFTTT"، الذي يحدد حالات الطوارئ على الهاتف الذكي الخاص بك وينبهك عندما يحدث شيء مهم.