يقوم الزبون بتقديم شكواه كتابياً إلى الإدارة العليا للمؤسسة أو الشركة، سواءً حول جودة المنتج الذي اشتراه أو الشكاوى التي تهدف الى مساعدة المنتج على إصلاح إنتاج رديء.
ويقوم قسم خاص في الشركة يسمى "إدارة علاقات الزبائن"، يهتم برضى عملاء الشركة بغرض النمو للشركة وتحقيق الربح ومنافسة منافسيها.
وكذلك ايضاً، شكوى من مواطن لم يقم الموظف في المصلحة الحكومية بتخليص عمله بشكل صحيح، سواء أكان إهمال في استخراج استمارة أو مغالاة في تقدير ضرائب أو تقصير في استخراج جواز سفر في موعده.
فيقوم المواطن بالكتابة إلى "صندوق الشكاوى" في المصلحة، والذي هو صندوق قانوني، من حق الجمهور الاستعانة به لمن وجد ظلماً من مصلحة ما.
ويتقدم الشاكي بمكتوب يذكر فيه ملابسات اهمال طلبه وعدم قضاء حاجته أو تعطيلها، منتظرا رد الإدارة على شكواه ومعالجة حالته.
وفي نفس الوقت يتعرف مدير المصلحة عن الخلل في العمل ويعمل على تلافيه.
